การบริหารอาคารแบบมืออาชีพเข้ามามีบทบาทอย่างมากในตลาดอสังหาริมทรัพย์ปัจจุบัน โดยเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้การพัฒนาโครงการนั้นๆ   ประสบผลสำเร็จ  ผลสำเร็จหมายถึงการที่โครงการนั้นสามารถทำให้ผู้ใช้อาคารหรือผู้อยู่อาศัยพึงพอใจ  ในขณะเดียวกันก็ให้ผลตอบแทนในการลงทุนแก่เจ้าของอาคารสูงสุด

                ที่ผ่านมางานด้านบริหารอาคารมักถูกมองข้ามความสำคัญ โครงการส่วนใหญ่ถูกบริหารโดยผู้ประกอบการเอง ซึ่งการใช้ระบบบริหารแบบดั้งเดิมคือแบบครอบครัวแต่ในปัจจุบันเทคโนโลยีและชีวิตความเป็นอยู่ของคนไทยได้พัฒนามากขึ้นทำให้การบริหารอาคารแบบมืออาชีพได้รับความสำคัญมากยิ่งขึ้น

หน้าที่หลักของบริษัทรับจ้างบริหารอาคารแบบมืออาชีพ

                หน้าที่หลักของบริษัทรับจ้างบริหารอาคารแบบมืออาชีพ   คือการช่วยเจ้าของอาคารบริหารอาคารอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการควบคุมค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพด้วย ในขณะเดียวกันก็ให้บริการและอำนวยความสะดวกในทุกๆ ด้านแก่ผู้ใช้อาคารทำให้ผู้ใช้อาคารหรือผู้ซื้อมีความมั่นใจและเชื่อถือในตัวโครงการเพิ่มขึ้น   บริษัทรับจ้างบริหารอาคารเปรียบเสมือนเป็นคนกลางที่ทำให้ทั้งผู้ใช้อาคารและเจ้าของอาคารได้รับผลประโยชน์ร่วมกันอย่างสูงสุด

วัตถุประสงค์ของการบริหารอาคาร

การบริหารอาคารแบบมืออาชีพครอบคลุมถึงงานด้านใดบ้าง

         1. งานบำรุงรักษา (Maintenance Management)   ซึ่งแบ่งออกเป็นสองส่วนหลัก ได้แก่ การบำรุงรักษาสภาพอาคารและทรัพย์สินภายใน และการบำรุงรักษางานระบบของอาคาร

• งานบำรุงรักษาสภาพอาคารและทรัพย์สินภายในให้อยู่ในสภาพใช้งานได้ มีความสวยงามและสะอาดอยู่ตลอดเวลาซึ่งรวมถึงส่วนพื้นที่ภายใน ภายนอกอาคารและสิ่งอำนวยความสะดวกส่วนกลางหรือสภาพแวดล้อมรอบอาคาร
• งานบำรุงรักษางานระบบและอุปกรณ์ของอาคาร รวมถึงงานดูแลระบบน้ำ ไฟฟ้า สัญญาณโทรทัศน์ คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ หรือระบบอื่นๆ ทั้งหมด

        2.  งานบริหารการจัดการทั่วไป ได้แก่ งานควบคุมดูแลการทำงานของบริษัทต่างๆ ที่ได้ว่าจ้างเข้ามาในอาคารทั้งหมด  เช่น  บริษัทรักษาความสะอาด  บริษัทรักษาความปลอดภัย  บริษัทกำจัดแมลง เป็นต้น  และงานประชาสัมพันธ์เผยแพร่ข้อมูลข่าวสารภายในอาคาร  รวมถึงการแก้ไขปัญหารายวันเฉพาะหน้า และปัญหาเรื่องกฎหมายต่างๆที่เกี่ยวข้อง

        3. งานบริหารด้านการเงิน   หมายถึง การควบคุมด้านการเงินงบประมาณและระบบการบัญชีของอาคารทั้งหมด

        4. งานบริหารด้านบุคลากร   (Human Resource Management) หมายถึง การจัดสรร  อบรม และพัฒนาบุคลากรในทีมงานให้สามารถบริการผู้ใช้อาคารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ความสำคัญของการบริหารอาคารแบบมืออาชีพ

• การบำรุงรักษาที่ได้มาตรฐานจะช่วยรักษาสภาพของอาคารให้มีอายุใช้งานยาวนานทั้งภายนอกและภายใน
• การบำรุงรักษาที่ไม่มีประสิทธิภาพจะทำให้อาคารชำรุดสึกหรอและอาจรุนแรงจนกระทบถึงระบบเครื่องจักรและโครงสร้างของตัวอาคารได้ ผลสุดท้ายที่กระทบถึงเจ้าของอาคารคือการสูญเสียลูกค้าหรือผู้เช่าอาคาร และการสูญเสียชื่อเสียงของตนเอง
• การบริหารทรัพยากรต่างๆอย่างมีประสิทธิภาพจะทำให้เกิดค่าใช้จ่ายต่ำที่สุดและได้ผลของการบริหารดีที่สุด ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้อาคารพึงพอใจสูงสุดด้

โครงการประเภทใดบ้างที่จำเป็นต้องมีการบริหารอาคารแบบมืออาชีพ

ทุกประเภทจำเป็นต้องมีการบริหารอาคารแบบมืออาชีพ เนื่องจากทุกโครงการมีเป้าหมายที่เหมือนกัน คือ ต้องการให้บริการที่ดีแก่ผู้ใช้อาคาร มีระบบการจัดการที่ดูแลการใช้จ่าย สาธารณูปโภคต่าง ๆ และต้องการให้โครงการนั้นมีอายุการใช้งานยาวนานและมีมูลค่าโครงการเพิ่มขึ้น ในที่สุด

ตลาด การบริหารอาคารเติบโตขึ้นอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ที่ตลาดอสังหาริมทรัพย์เริ่มรุ่งเรืองมีเพียงอาคารสำนักงานและคอนโดมิเนียม เท่านั้นที่ใช้บริการด้านนี้ โดยมีสัดส่วนพื้นที่ที่ใช้ไม่เกินร้อยละ 3 ของพื้นที่ทั้งหมดในกรุงเทพมหานคร

ปัจจุบัน นี้ พื้นที่อาคารสำนักงานมีจำนวนรวมประมาณ 6.46 ล้านตารางเมตรจาก 321 โครงการและมีโครงการคอนโดมิเนียมทั้งหมด 417 โครงการ โดยมีสัดส่วนการใช้บริการด้านนี้เพิ่มขึ้นประมาณร้อยละ 30 ของพื้นที่รวมทั้งหมด นอกจากนี้ยังขยายขอบเขตไปถึงโครงการอสังหาริมทรัพย์อื่น ๆ ด้วยไม่ว่าจะเป็นโครงการที่พักอาศัยทั้งคอนโดมิเนียม อพาร์ทเมนท์ บ้านจัดสรร บ้านพัก ฯลฯ โครงการอาคารสำนักงาน โครงการศูนย์การค้า สถานศึกษา สถานที่ราชการ รัฐวิสาหกิจ ศูนย์ประชุม ศูนย์กีฬา ศูนย์แสดงสินค้า ไปจนถึงโรงงานอุตสาหกรรม

เจ้าของอาคารไม่จำเป็นต้องเสียเวลาบริหารอาคารด้วยตัวเอง

            การว่าจ้างบริษัทรับบริหารอาคารให้เป็นผู้รับผิดชอบดูแลอาคารนั้นมีข้อดีซึ่งให้ประโยชน์หลาย ๆ ด้านแก่เจ้าของอาคารทั้งในด้าน

1. การควบคุมการปฏิบัติงาน จะมีบริษัทรับจ้างเป็นผู้ควบคุมดูแลการปฏิบัติงานทุกด้าน เจ้าของอาคารไม่มีความสูญเสียทางด้านเวลา

2. มาตรฐานด้านระบบการบริหารงาน มีความมาตรฐานมากกว่า เนื่องจากมีผู้เชี่ยวชาญและประสบการณ์เฉพาะด้านมากกว่า

3. การพัฒนาระบบทำงาน บริษัทมีประสบการณ์จากปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการบริหารอาคารมากกว่า จึงจำเป็นต้องมีการพัฒนาระบบการทำงานอยู่เสมอ เพื่อให้สามารถรองรับการบริหารอาคารเป็นจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. งานด้านเทคนิคทุกด้าน เช่น การตรวจสอบระบบอาคาร บริษัทรับจ้างจะมีผู้ที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านมากกว่า

5. การควบคุมค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร บริษัทรับจ้างจะเสนอค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรที่คงที่ ในขณะที่ทางเจ้าของอาคารมักมีค่าใช้จ่ายด้านนี้เพิ่มขึ้น เนื่องจากในการปฏิบัติงานจริงจะต้องมีค่าล่วงเวลาเกิดขึ้นอยู่เสมอหรืออาจต้องมีการจ้างงานเพิ่มเป็นครั้งคราว

6. การ ปรับเปลี่ยนบุคลากรประจำอาคาร ในกรณีที่บุคลากรด้อยคุณภาพ บริษัทรับจ้างสามารถปรับเปลี่ยนบุคลากรได้ทันที เนื่องจากมีบุคลากรอื่นในสายงานนี้เตรียมพร้อมอยู่แล้ว ในขณะที่เจ้าของอาคารจะปรับเปลี่ยนได้ยากกว่า

เจ้าของอาคารไม่ต้องแก้ปัญหาต่าง ๆ เหล่านี้ด้วยตัวเอง

• ปัญหา จุกจิกจากการที่ผู้ใช้อาคาร ไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบการใช้อาคาร เช่น ส่งเสียงดังรบกวนคนอื่น จอดรถในที่ห้ามจอด ใช้ทรัพย์สินส่วนกลางอย่างไม่ระมัดระวัง เป็นต้น
• ปัญหา จุกจิกจากการต้องซ่อมแซมงานระบบต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นประจำวันซึ่งเจ้าของอาคารจำเป็นต้องหาช่างที่เชี่ยวชาญ เฉพาะด้านมาให้ได้ทันท่วงที เช่น ต้องหาช่างซ่อมท่อน้ำที่รั่วซึม ผนังร้าว ระบบไฟติดขัด ระบบแอร์เสีย
• ปัญหาผู้เช่าไม่จ่ายค่าบริการส่วนกลางหรือล่าช้า ซึ่งเจ้าของอาคารต้องคอยตามทวงถามด้วยตัวเอง
• ปัญหาจากการบริหารบุคคลประจำอาคาร การทำผิดวินัย การว่าจ้างใหม่ การเลิกจ้าง ซึ่งมีกฎหมายของภาครัฐเข้ามาเกี่ยวข้อง
• ปัญหา จากการควบคุมดูแลบริษัท ที่ทางอาคารว่าจ้างให้มาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุ้มค่าการว่าจ้าง เช่น บริษัทรักษาความปลอดภัย บริษัททำความสะอาด บริษัทกำจัดแมลง บริษัททำสวนเป็นต้น

การเลือกใช้บริการของบริษัทรับบริหารอาคาร

            ปัจจุบันมีบริษัทรับบริหารอาคารในกรุงเทพมหานครหลักๆ ทั้งบริษัทคนไทนและคนต่างชาติ ในการเลือกใช้บริการของแต่ละบริษัทนั้น เจ้าของอาคารต้องพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ ดังนี้

• ชื่อเสียงของบริษัทและผลงานที่ผ่านมา
• การ มีบริการที่ครอบคลุมงานทุกส่วนที่ต้องใช้ในการบริหารอาคาร เช่น งานบริหารอาคาร งานบัญชีการเงิน งานช่างเทคนิคเพื่อซ่อมบำรุง งานรักษาความปลอดภัย งานกฎหมายและบริการเสริมอื่น ๆ เช่น งานการตลาดการขาย เป็นต้น
• การ มีทีมงานที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านและความพร้อมของทีมงาน ที่จะสามารถเข้าแก้ปัญหาในกรณีฉุกเฉินได้ เช่น ทีมวิศวกรงานระบบ ทีมงานกฎหมาย เป็นต้น
• การ มีระบบทำงานและบุคลากรที่มีประสิทธิภาพและสามารถตรวจสอบได้ เช่น ระบบมาตรฐาน ISO 9002 ซึ่งในการปฏิบัติงานนั้นจะต้องมีการบันทึกขั้นตอนการทำงาน แบบฟอร์มหรือหลักฐานที่ควบคุมการปฎิบัติงานประจำวันให้มีประสิทธิภาพ
• ค่าบริการที่เหมาะสม
• มีความสำนึกในการให้บริการลูกค้า (Service Mind) ให้เทียบเท่ากับการบริการของโรงแรม
• ทุนจดทะเบียนบริษัทและจำนวนพนักงานของบริษัท

ที่มา : www.homeandi.com , www.plan-property-management.com